О продукте 1F СЭД

Работа с документами

Создавайте любые документы внутри «Первой Формы». Редактируйте и вносите правки, в том числе из мобильного приложения. Всем участникам доступна история изменений, комментарии и последняя актуальная версия. Для документа доступны все привычные опции: отправка на печать, поиск по тексту, история версий.

Внутренний документооборот полностью электронный. Для подготовки документа создается задача, обсуждение идёт в ее карточке. Затем система автоматически доставит документ сотрудникам, которые должны с ним ознакомиться. Факт ознакомления фиксируется.

Система контролирует сроки действия документов, автоматически инициирует их пересмотр и актуализацию, содержит информацию обо всех выданных копиях, доступах к ним, их статусе, держателях и местонахождении.
В системе настроено автоматическое формирование реестров, где можно отфильтровать документы одного типа. Также в зависимости от типа документа система может присваивать сквозные номера. С начала календарного года нумерацию можно обнулить.

Согласование документов

В процессе согласования могут участвовать подразделения компании и контрагенты с ограниченным доступом в систему. Маршруты согласования могут быть любой сложности: параллельные или последовательные, с разными матрицами, обязательными подписями. В зависимости от вида и параметров документа система будет автоматически выбирать нужный маршрут, формировать лист согласования или журнал подписей.

В системе можно формировать документы по вашим шаблонам. Ограничений нет: даже если внутри одного процесса нужны разные шаблоны — это не проблема. Для определенных видов документов процесс согласования будет считается завершенным только после получения оригиналов подписанных документов и загрузки их в «Первую Форму». Сроки и ответственность за получение таких документов зафиксированы в системе.

Сроки согласования контролируются на каждом этапе. «Просроченные» подписи эскалируются на руководство. Если согласующий сотрудник в отпуске или командировке, право подписи автоматически переходит заместителю, и процесс согласования не останавливается. В комментарии к этой задаче будет видно, кто подписал документ.

Цифровая электронная подпись и защита данных

Простую электронную подпись может запросить любой пользователь системы. Например, менеджер хочет сделать клиенту скидку и запрашивает подпись руководителя. Также можно использовать неквалифицированные (НЭП) и квалифицированные электронные подписи (КЭП) для подписания документов.

У «Первой Формы» три уровня защиты пользовательских данных:

• в систему могут войти только авторизированные пользователи,
• у всех сотрудников разный доступ к задачам и документам,
• можно гибко настроить права доступа для конкретных пользователей.

Электронный архив

«Первая Форма» объединяет текущий документооборот и архив — не нужно внедрять отдельное приложение для хранения и поиска документов. В архиве может храниться организационно-распорядительная, техническая или проектная документация, а также корреспонденция, обращения клиентов, завершенные договоры и закрывающие документы. Для каждого документа будет сохранена история версий.

В электронном архиве удобно вести тематические подборки документов — приказы и регламенты, спецификации, прайс-листы. Новому сотруднику достаточно предоставить доступ к нужным папкам, и он сможет быстро войти в курс дела. Любой документ в архиве можно быстро найти по реквизитам.

В системе поддерживаются связи между документами. Например, если начинает действовать новый регламент, прежний автоматически отправляется в архив, и ответственные сотрудники получают уведомления.

Ограниченный доступ в систему

В «Первую Форму» можно подключать внешних пользователей — клиентов, поставщиков, партнеров. После создания учетной записи в системе они могут самостоятельно оформлять и запрашивать документы, следить за ходом их согласования, получать электронные копии. На смену разрозненным перепискам в разных каналах придёт общение в единой системе, где можно быстро восстановить логику обсуждения и принятых решений.

В работе с филиалами «Первая Форма» выступает как единое информационное пространство. Филиалы смогут отправлять в центральный офис различные запросы и заявки, при этом сроки рассмотрения система проконтролирует автоматически.

Центральный офис может выдать сотрудникам филиалов полный или ограниченный доступ к корпоративным документам, при этом ограничить доступ к их изменению, скачиванию или утверждению.

Интеграции с Контур. Фокус и Диадок

Система обмена электронными документами Контур. Диадок, по нашим оценкам, при среднем потоке внешнего документооборота экономит около четырех часов рабочего времени в день. А Контур. Фокус упрощает сбор информации о контрагенте. По ИНН система выдаст полные реквизиты, выписку из ЕГРЮЛ/ ЕГРИП, отчёт о финансовом состоянии и другие данные. А также сформирует рейтинги для выбора лучших поставщиков и предупредит о любых изменениях у партнёров и клиентов.

Простая и гибкая настройка

Благодаря low-code подходу вы можете самостоятельно настроить СЭД под текущие задачи. В системе большой перечень параметров, которые вы можете убрать или добавить. Например, настроить визуализацию карточки документа, фиксацию сроков и исполнителей, автозаполнение из справочных данных, запрос подписи и так далее. Даже маршрут согласования можно настроить без привлечения технических специалистов.