Электронная почта должна быть гибкой

Стремительный рост объема электронной почты несет организациям значительные проблемы. Повышаются требования к системе хранения данных, увеличивается число типов данных и усиливается давление со стороны регулирующих органов, что вынуждает организации обратить внимание на преимущества гибкой структуры хранения и извлечения электронной почты.

Быстро растущий объем электронной почты грозит захлестнуть современные предприятия. Хотя e-mail играет существенную роль в повышении производительности труда, в большинстве организаций она также создает избыток информации и становится кошмаром для ИТ-подразделений. Настоящая статья посвящена причинам, по которым предприятиям необходимо рассмотреть вопрос о создании гибкой структуры для эффективного хранения и извлечения электронной почты.

Сегодняшние болевые точки

Вездесущность электронной почты создала три довлеющие проблемы, которые влияют на организации всех размеров:

• Эскалация требований к системам хранения данных. Согласно исследованию, проведенному в 2004 году аналитической фирмой Osterman Research, 62% организаций считают рост числа хранящихся сообщений «серьезной» или «очень серьезной» проблемой, уступающей по важности только проблеме спама. Это согласуется с результатами опроса Horison Information Strategies 2004 года: консалтинговая фирма, изучающая рынок систем хранения данных, установила, что объем корпоративных данных растет со средней скоростью 50-70% в год.
• Увеличение числа типов данных. Число систем, содержащих структурированные, полуструктурированные и неструктурированные данные, продолжает расти, так что критически важной бизнес-информации генерируется больше, чем когда-либо прежде. Причем все эти данные должны индексироваться и легко извлекаться.
• Нормативы и судебная экспертиза усложняют дело. Более строгие нормативные требования по хранению данных и по извлечению данных с целью оказания помощи судебной экспертизе оказывают прямое влияние на ИТ-подразделения. Записи должны извлекаться так, чтобы возможность их искажения или преднамеренного изменения была исключена и чтобы они были доступны для экспертов сразу, как только эти данные им потребуются. Новые законы, такие как Акт Сарбанеса-Оксли, вступивший в силу в 2002 году, не содержат новых требований по хранению данных, но предусматривают гораздо более строгие и потенциально разорительные наказания за их несоблюдение.

В свете этих перемен не удивительно, что аналитическая фирма Gartner недавно призвала компании немедленно удовлетворить свои потребности в системах хранения сообщений e-mail и управления ими.
«С учетом нормативных требований и растущей потребности в электронной экспертизе вы рискуете, ожидая, пока компания примет план хранения электронных записей или пока появится зрелая технология активного архивирования электронной почты». (“Magic Quadrant for Email Active-Archiving Market,” April, 2005)
В последние годы этот риск был весьма наглядно продемонстрирован рядом громких судебных процессов:

• В марте судья штата Флорида провел слушания по иску на $2,7 млрд против Morgan Stanley и вынес «решение в пользу противной стороны» за «сознательное и злостное нарушение компанией своих обязанностей по раскрытию информации». Судья указал Morgan Stanley на многократные случаи утери лент с сообщениями e-mail через длительные периоды времени после того, как компания, по ее утверждению, передала все такие ленты в суд.
• В начале 2004 года банк США был оштрафован на $10 млн за то, что ему понадобилось слишком много времени, чтобы удовлетворить запросы SEC на информацию и за несохранение определенных записей e-mail.
• Инвестиционный банкир крупного международного банка был осужден на тюремное заключение за то, что распорядился удалить сообщения e-mail и системы оперативного обмена сообщениями вскоре после того, как его фирма получила повестку с вызовом в суд присяжных.

Основные возможности по сохранению и извлечению данных

По мере того как хранилища данных организации продолжают разбухать, а доступ к этим данным становится все более важным, первостепенное значение приобретает вопрос о создании гибкой структуры для хранения и извлечения данных. Цель — безопасно извлечь данные таким образом, чтобы их можно было целиком использовать и в то же время чтобы они удалялись, когда потребность в них исчезает.
Такая структура вынуждает организацию создать правила хранения записей (включая защиту, архивирование, извлечение и удаление) и внедрить специальное решение для управления данными, которое отвечало бы этим правилам. Организация должна следить за хранением информации в течение всего ее жизненного цикла и назначать разные уровни доступа к этим данным для разных пользователей с сохранением аудиторского следа всех изменений, внесенных в архивные данные.
Кроме того, организация должна создать инструменты управления резервным копированием и архивированием и держать их под контролем, а также демонстрировать соответствие нормативным требованиям, генерируя отчеты о деятельности по резервному копированию и архивированию.
Реализация гибкой структуры хранения и извлечения электронной почты подразумевает также переход с резервного копирования на магнитной ленте на резервное копирование на дисках и на архивирование по требованию. Резервное копирование на базе дисковых накопителей — наилучший вариант, который позволяет ускорить процесс резервного копирования, быстрее получать доступ к информации и более своевременно извлекать данные. (К тому же по истечению определенного времени резервные копии с дисков для архивного хранения можно перевести на ленту.)
Такая структура должна обеспечивать гибкость по мере добавления и изменения законов и нормативов.
На практическом уровне организации должны иметь возможность опереться на такую структуру для:

• гибкого хранения содержимого архивов;
• уменьшения объема данных посредством компрессии и устранения дубликатов;
• автоматического индексирования контента для быстрого и целенаправленного извлечения данных;
• поиска по множеству типов данных и хранилищ данных;
• безопасного доступа в будущем, независимо от приложения, посредством изготовления HTML-копии всего заархивированного контента;
• использование средств безопасной аутентификации пользователей.

Заключение

В мире современных сетей свободный поток информации — одно из обязательных условий успеха. Информация стала валютой нашего века, и ее, в отличие от диска или лаптопа, невозможно легко перемещать. А так как темпы развития бизнеса продолжают ускоряться, организациям придется столкнуться с новыми вызовами в области обеспечения безопасности, управления и доступности этих неперемещаемых ресурсов.
Чтобы подготовиться и решить эти нарастающие проблемы, организации должны построить ИТ-инфраструктуру, которая наводит мосты между безопасностью, системами хранения данных, данными и управлением приложениями.
В этом контексте быстрый рост генерируемой и сохраняемой электронным способом информации несет организациям значительные проблемы. По мере повышения требований к объемам хранилища данных, умножения типов данных, усиления давления со стороны регулирующих органов и повышения требований по обеспечению электронной экспертизы организациям нужно оценить преимущества гибкой структуры хранения и извлечения электронной почты. Такая структура облегчает и рационализирует доступ к информации и может оказать положительное влияние на производительность труда. В конечном счете ИТ-менеджеры, а также юрисконсульты, ответственные за соответствие нормативам и многие другие специалисты должны иметь простой доступ к информации во всех подразделениях организации. Такая структура несомненно станет гарантией защиты критически важной корпоративной информации.

Ссылки по теме

Защита данных от Symantec
http://www.veritas.com/Products/www?c=category&refId=148

Корпоративные решения Symantec
http://enterprisesecurity.symantec.com/