Полезная информация

Брошюра GFI Archiver

О продукте GFI Archiver

Приложение GFI Archiver открывает широкие возможности по централизованному архивированию корреспонденции компаний. При этом ко всем документам и почте можно получить доступ в режиме реального времени. Никаких ожиданий распаковки и сложных манипуляций с данными — все делается очень просто и максимально быстро.

Работать с архивными данными можно через обычные приложения для просмотра файлов, включая почтовые или мобильные клиенты, браузеры, файловые менеджеры и т. д. Реализован механизм поиска по ключевым словам и другим параметрам. Архивация и проверка на дубликаты обеспечивают сжатие до 80 %. Сами данные удалить обычными способами не сможет не только пользователь, но и администратор.

Функции

Почтовые корреспонденции в сети

В приложении GFI Archiver происходит сбор входящей и исходящей корреспонденции прямо с почтового сервера. Поэтому вся почта обязательно будет сохранена, даже если на самом сервере произойдут сбои или кто-то удалит письмо сразу после получения.

Документы сотрудников

С помощью File Archiving Assistant (FAA) из GFI Archiver легко сохранить пользовательские файлы разных форматов и документы. Доступны папки с общим доступом для обмена данными. Такая функциональность аналогична возможностям Dropbox, Google Drive, Яндекс.диск. При этом файлы не будут опубликованы в сети Интеренет. При желании всегда можно вернуться к любой версии документа, даже если его уже удалили.

Пятикратное сжатие данных

Архивирование с раздельным хранением текста и вложений почтовой корреспонденции, а также сжатие файлов и функция дедупликации позволяют GFI Archiver сжимать данные почти в пять раз. Дедупликация предполагает хранение только одной копии письма, даже если его отправили нескольким корреспондентам, что значительно экономит дисковое пространство.

Быстрый поиск

Для быстрого поиска писем или документов можно выбрать такие параметры, как ключевые слова, вложения, размер, дата, отправители и получатели, авторы изменений и т. д. Благодаря поисковому индексу GFI Archiver выдаст результаты практически мгновенно независимо от объема и сложности информации, которую нужно найти. Механизм поиска с поисковым индексом аналогичен поисковым операциям интернет поисковых систем.

Доступ к данным

Получить доступ к данным можно в любой момент, используя веб-интерфейс или доступный почтовый клиент. Никаких ожиданий распаковки нет, а документы сразу доступны для просмотра и изменений. Сразу же можно восстановить письма, папки, почтовые ящики или целые серверы, просмотреть доступные версии документов.

Анализ корреспонденции

С помощью GFI Archiver легко сделать полный анализ содержания писем, что позволит создать определенные группы сотрудников, выявить нежелательные слова и фразы, определить время реакции на входящие письма. Эффективный алгоритм анализа позволяет найти пустые ящики, определить утечки информации по целому ряду параметров, в том числе по номерам кредитных карт, документов и т. д. Создать отчеты можно по расписанию или в ручном режиме.

Где хранятся все данные

Для хранение данных приложение использует надежный MS SQL Server, с которым можно работать стандартными средствами обработки информации в базах данных. Поддерживается сохранение на обычные носители, а также восстановление, дублирование и балансировка. В GFI Archiver возможна ротация и параллельный поиск по всем подключенным базам. Приложение обеспечивает надежность хранения данных.

Возможности обмена данными

В GFI Archiver есть File Archiving Assistant, который позволяет создать папки для обмена данными. Приложение обладает функциональностью, сходной с Dropbox, «Яндекс.Диск» и Google Drive. Единственным отличием остается хранение данных только в корпоративной сети без открытия доступа через Интернет.

Архивирование почты

В архивы можно добавить всю корреспонденцию и сохранить переписку с компьютеров пользователей и почтового сервера.

Доступность данных

Хранение корреспонденции и документации организовано так, что в любой момент вы сможете получить к ним доступ. Работать с данными легко прямо через веб-интерфейс.

Почтовые клиенты

Открыть документы почтового архива можно и с помощью почтовых клиентов по протоколу IMAP. Полностью сохранена структура папок, поддерживается поиск и работа с текстами, вложениями писем.

Как происходит сбора писем

Пользователю доступны настройки сбора корреспонденции с определенных или всех почтовых ящиков, сортировка и удаление нежелательных писем. Можно настроить автоматическое удаление по расписанию.

Копирование корреспонденции

Сохранение почтовых отправлений происходит с техническими заголовками, что позволяет восстановить первоначальный вид, провести расследования.